7가지 보고의 원칙

 

 

 

1. 고객 지향의 원칙

2. 구조적 사고의 원칙

3. 두괄식 표현의 원칙

4. 미래지향성의 원칙

5. 건의형의 원칙

6. 적극성의 원칙

7. 조심성의 원칙

 

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제목 : 7가지 보고의 원칙

 

회사에 다니는 사람이라면 누구나 보고의 중요성을 잘 알고 있을 것이다. 한편 보고할 때의 그 스트레스를 생각하면 뒷목이 뻣뻣해지는 느낌을 가질지도 모르겠다. 이는 상사들은 보다 간결하고 정돈된 보고를 원하는 반면 부하직원은 머릿속에 있는 내용을 정리할 틈도 없이 내뱄으면서 생기는(요즘 유행어로 멘탈붕괴^^) 차이일 것이다.

이책은 이런 보고의 어려움을 상사와 부하직원 모두의 입장에서 해결하는 7가지 원칙을 소개하고 있다.

 

1. 고객지향의 원칙

여기서 고객은 보고 받는 사람을 말한다. 다시 말해 보고 받은 사람의 취향과 성격 같은 아주 디테일한 부분까지 파악하고 그에 맞춰서 보고를 하라는 것이다. 특히 저자는 보고 받는 사람이 반드시 보고자보다 지식이나 인격 등이 높은 것은 아니라고 말하고 있다. 예를 들면 사장이 전소유자의 사망으로 갑자기 사장직무를 맡게 되었다고 하자. 업무적으로는 신입사원이나 마찮가지일 것이다. 그에게 보고할 때는 그 수준에 맞게 쉬고 간결한 어휘를 사용하고 복잡한 과정보다는 결과 위주로 보고를 해야 한다는 것이다. 만약 그 반대로 어려운 전문용어와 수치로 사장을 압도해 버린다면 칭찬은 고사하고 다시는 대면하려 하지 않을수도 있는 것이다.

 

2. 구조적 사고의 원칙

한마디로 첫째, 둘째, 셋째 이런식으로 짚어가면서 보고하라는 것이다. 짧은 시간에 보고 받는 사람에게 군더덕이 없는 핵심사항이 전달될수 있다. 또한 이런 스타일의 보고는 보고내용의 신뢰도를 높인다고 한다. 즉 “이 사람 뭔가 알고 있군”하는 느낌말이다.

 

3. 두괄식 표현의 원칙

저자는 긴 것은 절대 핵심이 될수 없다고 말하고 있다. 상사의 정신구조는 대단히 복잡해서 집중력을 기대할 수 없다. 당연히 핵심을 전달해야 하고 그것도 특히 가능한 두괄식으로 해야한다는 것이다.

핵심적 주장 → 주장의 이유 → 주장입증의 근거 순으로 처리하는 것이다. 좋은 예가 있어 소개한다.

 

(핵심적 주장) 대통령님, 이 사업에 대해 걱정하지 않으셔도 되빈다.(주장의 보조) 앞으로 순탄하게 추진될 것입니다. (주장입증의 근거) 제가 이렇게 판단하는 근거는 네 가지입니다. 첫째 예산을 이제 확보 했습니다. 둘째 어려웠지만 시민단체들의 협조도 구했습니다. 셋째, 범정부적으로 추진조직 구성을 완료했습니다. 그리고 마지막으로 국민과의 소통계획도 치밀하게 만들어 놓았습니다. 앞으로 잘 추진될 것입니다.

 

이처럼 머리에 속속 들어오게 보고하기 위해서는 업무에 대한 지식과 열정이 기본이 되겠다는 생각을 해본다.

 

4. 미래지향성의 원칙

사장이 부하 직원의 보고에서 원하는 것 가운데 중요한 점은 예측의 요소다. 보고자는 마치 점쟁이와 같이 상사의 질문에 대답하여야 한다. 그러기 위해서는 매일매일 조금씩 이라도 보고준비에 시간을 투자하여야 한다.

 

사실 우리회사도 마찬가지로 사장이나 임원들은 포괄적인 정보를 많이 가지고 있다. 따라서 회사의 미래에 대한 종합적인 자료를 가지고 조직운영을 한다. 부하들의 보고는 그런 큰 그림의 일정부분일 것이다. 보고자는 큰 그림의 아웃라인이라도 생각해 보고 보고의 방향을 잡아야 할 것이다. 예를 들면 사장은 해외사업에 비전을 두고 있는데 부하직원의 보고내용이 해외사업의 수익성 악화하면 사장이 볼 때 어떤 느낌이겠는가?

아무리 내용이 좋아도 필요없는 자료가 될 가능성이 높은 것이다.

 

5. 건의형의 원칙

저자는 보고의 핵심은 건의라고 한다. 보고을 통해 나의 자율성과 창의력을 최대한 발휘하여 상사에게 건의하는 것이다.

상사들은 의외로 보고자의 의견을 듣고 싶어한다고 한다. 보고서에 현재의 상황설명만 장황하게 하고 어떻게 해야 하는가가 없다면 상사는 황당한 일이다. 소의 ‘어찌하오리까?’식 보고다.

 

저자는 이제 우리의 인재상이 바뀔때가 되었다고 주장한다. 모든 일에 있어 일일이 상사에게 물어보고 결재받고 상사의 지시가 떨어지면 무조건 발에 불이나게 뛰어다니는 부하에서 자신의 의견을 건의을 만들어 제시하는 인재가 필요하다는 것이다.

 

또한 독서의 중요성을 강조하고 있다. 건의를 하려면 뭔가 상사보다 월등한 전문적인 지식이 있어야 한다. 이를 가지기 위해서는 끊임없는 독서만이 정답이다.

 

6. 적극성의 원칙

상사의 숨은 요구를 찾아내는 적극성이 필요하다는 것이다. 보고는 상사의 지시에서 시작된다. 따라서 상사가 무엇을 원하는지 그 숨은 의도까지 파악하여야 제대로된 보고가 된다는 것이다.

 

“이렇게 하는 것이 좋을까?” “이것 좀 해볼래?” “이 아이디어가 좋은 것 같은데” 와 같은 지시는 아닌데 상사의 의도가 들어있는 말에 주의해야 한다는 것이다.

 

7. 조심성의 원칙

위 6번 적극성의 원칙에 반대되는 사항이다. 사실 상사는 전제군주다. 직장인들은 결코 민주적인 조직 속에서 살고 있는 상태가 아니다. 보고라는 표현의 자유는 극히 제한되어있는 것이다. 따라서 적극성에는 반대 급부 위험성이 존재한다.

 

Hellow, Mr. Monkey / Arabesque